Impresión de comprobantes de facturación usando sus facturas de imprenta

Usted puede usar formularios de imprenta para imprimir la facturas que genera con GESTIONPRO, ya que cuenta con una herramienta de diseño para adaptar la impresión de manera que se adecúe a cualquier formato de comprobantes de imprenta.
Puede utilizar cualquier tipo de impresora (laser, chorro de tinta, matriciales).

Los comprobantes que puede diseñar y adaptar a formularios de imprenta son: :

• Facturas (A-B-C-Exportación)
• Notas de Crédito
• Notas de Débito
• Ordenes de Compra de clientes
• Presupuestos
• Remitos
• Recibos
• Ordenes de pago

Para acceder a la herramienta de diseño de comprobantes, diríjase al menú:

Archivo > Configuración y ajustes del sistema > Diseño de comprobantes >
(Seleccione de la lista el comprobante a diseñar)

 

Pruebas de impresión

Para verificar si su diseño de comprobantes es correcto simplemente ingrese en su impresora una hoja en blanco que sea del mismo tamaño de la factura y luego genere una impresión de prueba (Archivo > Imprimir muestra). Luego coloca la hoja impresa junto con una factura y las mira a trasluz para verificar cuales son las modificaciones a realizar. No tenemos ningún comprobante modelo porque GESTIONPRO se adapta a cualquier tipo de factura de imprenta mediante esta herramienta de diseño.

 

Una vez abierto el comprobante a diseñar, puede efectuar las siguientes acciones:

• Imprimir una muestra
  El primer paso para diseñar el comprobante es la impresión de una muestra. Diríjase al menú Archivo > Imprimir muestra para imprimir el diseño de pantalla en una hoja. Coloque en la impresora hojas en blanco del mismo tamaño que la factura o el comprobante a diseñar. Cuando tenga su comprobante impreso sobre una hoja en blanco, compárelo a trasluz con su factura real, de está manera podrá verificar cuáles son los casilleros que necesita desplazar. La impresión de la muestra solo presenta textos de ejemplo. Cuando usted imprima la factura real, estos textos de ejemplo serán remplazados por los datos reales de la factura.
• Desplazar casilleros
  Para desplazar cualquier casillero, debe seleccionarlo y luego moverlo. Para seleccionarlo haga un click con el botón izquierdo del mouse sobre el casillero a desplazar, luego utilice los cursores del teclado (o los botones de desplazamiento ubicados en la barra de herramientas) para desplazarlos. Si mantiene pulsada la tecla, el casillero continuará en su desplazo hasta que la suelte. Tenga precaución de que el casillero desplazado no quede afuera de los límites del diseño.

• Establecer el nivel de presición para los desplazamientos de casilleros
  Cuando desplaza algún casillero, éste se corre unos milímetros hacia la dirección indicada. Esta distancia de salto puede ser modificada a su gusto para que usted pueda definir la presición del salto. Modifique a su gusto el valor de "salto" que se encuentra en la barra de herramientas (ubicada en el encabezado de la pantalla). Un número menor (hasta 50) hará que el casillero se deslice con mayor presición (ajuste fino). Un valor mayor (200 o mas) permitirá que el salto sea mayor (es útil si necesita desplazar el casillero un largo tramo). 

• Ocultar o hacer visibles los casilleros
  Es posible que algunos casilleros no sean útiles para su necesidad o para el formato de sus comprobantes. En ese caso, puede desactivar el casillero estableciéndolo como "no visible". Para lograrlo, seleccione el casillero con un click del mouse y luego desactive la opción "visible" que se encuentra en la barra de herramientas. Para volver a hacer visible un casillero haga un click del mouse sobre el mismo y active la opción "visible". Puede identificar un casillero como "no visible" por su color: fondo blanco, legra gris y borde negro.

• Acciones sobre renglones y columnas
  Para una operación mas sencilla, algunos casilleros se desplazan en conjunto ya que la información que contienen deberá imprimirse en forma alineada. Éste es el caso de las columnas y sus renglones, que los puede identificar con un color distinto al resto de los casilleros.

Métodos de desplazamiento

Desplazar una columna hacia izquierda o derecha: haga un click sobre el título de la columna que desea desplazar, luego presione los cursores izquierdo o derecho del teclado (o los botones de desplazamiento ubicados en la barra de herramientas). Los renglones subyacentes al título también se desplazan para quedar alineados con su título.

Desplazar arriba o abajo los renglones: haga un click sobre cualquier renglón, luego presione los cursores arriba o abajo del teclado (o los botones de desplazamiento ubicados en la barra de herramientas) para desplazar los renglones.

Desplazar arriba o abajo los títulos de las columnas: haga un click sobre el título de la columna que desea desplazar, luego presione los cursores arriba o abajo del teclado (o los botones de desplazamiento ubicados en la barra de herramientas).

Modificar el espaciado entre renglones: puede modificar el espaciado entre renglones, para ello haga un click sobre cualquier renglón, luego active el casillero "Interlineado" (ubicado en la barra de herramientas) y finalmente presione los cursores arriba o abajo del teclado (o los botones de desplazamiento ubicados en la barra de herramientas) para agrandar o reducir la distancia entre renglones. El valor indicado en el casillero "Salto" determina la presición del cambio.

Ocultar los títulos de las columnas: es posible que su comprobante ya tenga impresos los títulos de las columnas y no sea necesario que el sistema imprima los títulos nuevamente. En éste caso puede evitar la impresión de los títulos estableciendolos como "no visibles". Para ello haga un click del mouse sobre cualquiera de lo títulos de cualquier columna y desactive la opción "visible" de la barra de herramientas. Puede volver a ponerla visible en cualquier momento efectuando la misma selección y activando nuevamente "visible".

Ocultar una columna: además de desplazarlas, también puede ocultar las columnas que considere innecesarias para la impresión del comprobante (por ejemplo, las columnas Pr.Unit. e Importe para los remitos, a menos que necesite que los remitos se impriman valorizados). Para ocultarla, haga un click sobre cualquier renglón de la columna a ocultar y desactive la opción "visible" de la barra de herramientas. Puede volver a ponerla visible en cualquier momento efectuando la misma selección y activando nuevamente "visible".

Establecer la cantidad de renglones del comprobante: diríjase al menú Archivo > Configuración y ajustes del sistema > Configuración general > solapa "Renglones/decimales" para establecer estos valores.

• Desplazar todos los casilleros en conjunto
  La herramienta de diseño de comprobantes le ofrece la facilidad de desplazar todos los casilleros de la pantalla hacia alguna dirección indicada. Para ello active la opción "desplazar todo" de la barra de herramientas y luego presione los cursores del teclado (o los botones de desplazamiento ubicados en la barra de herramientas).
  El valor indicado en el casillero "Salto" determina la distancia del movimiento.
• Usar una cuadrícula como guía de impresion y pruebas
  Puede activar la visualización de una grilla para facilitar la tarea de diseño del comprobante. Esta cuadrícula puede serle útil como referencia visual al desplazar los casilleros. La impresión de la muestra también incluye la grilla si ésta está activada.
  Para activarla diríjase al menú Opciones de impresión > Ver cuadrícula. Haga lo mismo para desactivarla.
  Cuando cierra la pantalla de diseño, ésta opción se desactiva de forma automática.
• Activar la impresión de unidades de medida
  En forma opcional puede activar la impresión de la unidad de medida a la derecha de la columna "Cant." (cantidad) para cada artículo que se indique en el comprobante y al que se le ha asignado una unidad de medida. Esta opción está desactivada por defecto y si la activa debe tener en cuenta que para la impresión de la unidad de medida será necesario que deje un espacio adicional libre a la derecha de la columna "Cant."
  Para activarla diríjase al menú Opciones de impresión > Imprimir unidades de Medida. Repita el procedimiento para desactivarla.

• Establecer los tamaños y estilos de letras del comprobante (tipografías)
  Según su necesidad, puede indicar tipografías distintas a las que sugiere el sistema. Diríjase al menú Opciones de impresión > Establecer Fuentes para ingresar al menú de selección de estilos y tamaños de letra.

El primer renglón, "Encabezado del Comprobante", le permite definir la tipografía para todos los casilleros del encabezado (los de color naranja que están sobre las columnas). El valor que indique en éste renglón será aplicado a todos los datos del encabezado, para que sea mas sencilla la operación.

Mas abajo puede indicar la tipografía de cada una de las columnas. Cuando indica una tipografía de columna, la selección se aplica a todos los datos de la columna, incluso su título. Las columnas que presentan valores (por. ej. Precio Unit. o Importe) solo permiten seleccionar tipografías monoespaciadas con la finalidad de que los valores de distintos renglones se impriman forma perfectamente alineada (tipografías Courier, Fixedsys, etc.). No es posible definir tipografías para las columnas que no están visibles.

El último renglón permite definir la tipografías para todos los datos que están por debajo de las columnas (Datos al pie del Comprobante) identificados tambien con color naranja. Esta selección también admite exclusivamente tipografías monoespaciadas por presentar valores numéricos en la impresión.

Presione Volver cuando finalice su selección.

Importante: todos los comprobantes de facturación comparten éste mismo menú de selección de tipografías. Es decir, si modifica la tipografía para la columna Descripción para el comprobante Remito, también se modificará la tipografía de la misma columna para los comprobantes Factura, Nota de Crédito y todos los demás.

• Desplazamiento de las bonificaciones
  El diseño de comprobantes reserva 3 renglones con la finalidad de detallar bonificaciones generales en la facturación. Los casilleros de bonificaciones son 6, de color naranja y distribuidos en 2 columnas:

• La columna izquierda es un texto descriptivo de la bonificación, la columna derecha son los valores. A continuación se describe la información que presenta cada casillero al imprimirse:

• <Tasa Bonif %> es la tasa de bonificación, por ejemplo 10%
• $Subtotal es la suma de los importes de la columna Importe
• $Bonificación es el importe bonificado
• $Subtot-$Bonif es el resultado del valor indicado en $Subtot menos el importe bonificado
  
  Atención: los casilleros de bonificaciones solo se imprimen si se produce una bonificacion general en el comprobante de facturación, de lo contrario este espacio queda en blanco aunque los casilleros estén activados como visibles.
  
  Normalmente, estos renglones se sitúan inmediatamente a continuación del último renglón de las columnas, aunque puede desplazarlos hacia otro lugar según su necesidad. La columna izquierda se alinea con la columna Descripción y la columna derecha se alinea con la columna Importe.
  
  Para desplazar la columna izquierda hacia hacia izquierda o derecha haga un click con el botón izquierdo del mouse sobre cualquier casillero de la columna izquierda y luego presione los cursores izquierdo o derecho del teclado (o los botones de desplazamiento ubicados en la barra de herramientas). Haga lo mismo pero haciendo un click sobre cualquiera de los 3 casilleros de la columna derecha para desplazar la columna derecha hacia izquierda o derecha.
  
  Para desplazar arriba o abajo la sección de bonificaciones, haga un click con el botón izquierdo del mouse sobre el cualquiera de los 6 casilleros y luego presione los cursores arriba o abajo del teclado (o los botones de desplazamiento ubicados en la barra de herramientas). En éste caso los 6 casilleros se desplazan en conjunto.
  
  Desplazamiento de cada casillero en forma independiente: es posible que necesite desplazar cada uno de los 6 casilleros por separado en lugar de hacerlo grupalmente, con la finalidad de lograr una correcta adaptación para ciertos comprobantes pre-impresos que ya contemplan una sección reservada para bonificaciones. En este caso diríjase al menú Opciones de impresión > Desplazo independiente de Bonificaciones y luego ya puede mover cada casillero en forma independiente, utilizando el método de desplazamiento de casilleros.

Copiar el diseño desde otro comprobante

Es muy frecuente que distintos comprobantes (Remitos, Facturas, Notas de Crédito y Débito y otros comprobantes) compartan un mismo diseño en común. Esta herramienta le permite copiar el diseño de un comprobante a partir del diseño de otro.

Para explicar el procedimiento, a continuacion se ejemplifica el diseño de una Factura A y su posterior copia hacia un Remito A:

• Efectúe el diseño del comprobante Facturas A hasta finalizarlo correctamente.
• Lo guarda y luego ingresa al diseño de Remitos A.
• Vaya menú Archivo > Copiar diseño de otro comprobante > Facturas -A-. Es posible que solo tenga que hacer algunos ajustes menores según su necesidad, tal como ocultar las columnas de precios.

Este proceso de copia de diseño gestiona en forma automática cuáles casilleros deberían quedar visibles luego de la copia. Así, por ejemplo, la copia de una Factura B desde una Factura A desactiva automaticamente los casilleros de impuestos y discriminación de IVA que están visibles en Facturas A pero no en Facturas B.

Si no está conforme con su diseño o presenta un mal funcionamiento, puede optar por comenzar desde cero, copiando el diseño original sobre el diseño actual. Para ello diríjase al menú Archivo > Copiar diseño de otro comprobante > Original del sistema.
  

Guardar los cambios

Finalmente, para que los cambios efectuados en su diseño queden almacenados definitivamente, será necesario que los guarde. Para ello deberá cerrar la pantalla del diseño activo (presione la [X] en el margen superior derecho o vaya al menú Archivo > Salir) y en ese momento se le preguntará si desea guardar los cambios. Si presiona Cancelar, los cambios no serán guardados y podrá continuar diseñando el comprobante.

 

Identificación de los casilleros

Al imprimir el comprobante (Factura, Remito, etc.), cada casillero será remplazado por la información propia del comprobante. A continuación se detalla el nombre de cada casillero (columna izquierda, es la información que se imprime en la muestra) y la información que se imprime en su lugar cuando imprime el comprobante (columna derecha).
Algunos casilleros que se detallan a continuación solo los encontrará en algunos comprobantes debido a la particularidad propia de cada comprobante y a la configuración del sistema. Por ejemplo, la discriminación de IVA no se presenta en Facturas, Notas de Débito y Notas de Crédito con letra "B" y "C", ya que todos los precios expresados en estos comprobante son "finales" (con impuestos incluídos). Las columnas de bonificaciones solo están visibes si están activadas las bonificaciones para cada renglon

Solucion de problemas

Problema: hay información que no se imprime o se imprime parcialmente, aunque en el diseño del comprobante parece estar todo correcto.
Solucion: uno o mas casilleros ha quedado parcial o totalmente tapado por otro o otros casilleros, esto se debe a que hay algún casillero muy cercano. Verifique en el diseño del comprobante que las columnas y otros casilleros no estén muy juntos al casillero que se imprime en forma incorrecta. Una columna que típicamente genera conflictos es la de codigo del producto, ya que cuenta con 13 caracteres que se completan con espacios en blanco para productos con código corto, en este caso pruebe alejar la columna que se encuentra a la izquierda de la columna codigo. Otra opcion es que intente achicar el tamaño de letra, o ocultar la columna de codigo.

Problema: cuando imprime el comprobante, la impresora emplea mas de 1 hoja, e imprime cierta información en una hoja y el resto en la/s siguiente/s hoja/s en forma aleatoria.
Solución: algunos campos se han colocado muy abajo en el diseño de comprobantes, tan abajo que exceden los márgenes de página y la impresora solicita una nueva hoja para imprimirlos. Corrija estos campos en el diseño de comprobantes subiéndolos y/o defina una hoja de mayor tamaño en el driver (programa de configuración) de su impresora.

Problema: tengo una impresora fiscal y no puedo diseñar el formato de impresión de comprobante.
Solución: la funcionalidad de diseño de comprobantes no sirve para comprobantes que son emitidos por impresora fiscal, ya que estas impresoras traen incorporado un diseño propio que no puede ser modificado. Si desea formularios con diseños, colores o logotipo debe adquirir en imprenta los formularios específicos para su marca/modelo de impresora.