Guía completa
de facturación
Este manual explica paso a paso cómo generar una factura, elegir la forma de cobro, imprimirla o enviarla por correo, cobrarla y generar el remito de entrega automáticamente.
Iniciar una nueva factura
Al ingresar al módulo de Facturación a Clientes verá el listado de todas las facturas emitidas. Desde esta pantalla se crean comprobantes nuevos usando los botones ubicados a la derecha del listado.
Nueva Factura
Inicia una factura estándar para cualquier cliente registrado en el sistema. Use este botón para la gran mayoría de las ventas. Atajo: tecla F5.
Factura Consumidor Final
Emite una factura rápida para clientes ocasionales que no necesitan ser identificados. El sistema completa el cliente automáticamente. Atajo: tecla F12 desde el listado.
Nota de Crédito / Débito
Use este botón para generar una nota de crédito (devolución o descuento posterior) o una nota de débito (cargo adicional) sobre una venta ya facturada.
Ver Comprobante
Permite abrir una factura existente para consultarla o modificarla, sin generar un comprobante nuevo. Atajo: tecla F10.
Si su empresa usa impresora fiscal o factura electrónica (AFIP), el sistema verificará la conexión automáticamente antes de permitirle continuar. Si aparece un aviso de error, comuníquese con el área de sistemas antes de operar.
Completar el encabezado de la factura
El primer paso al ingresar a la pantalla de factura es completar la información general del comprobante: cliente, fecha, condición de venta y depósito desde el que se entregará la mercadería.
Código de cliente
Ingrese el código del cliente o presione + para buscarlo por nombre. Una vez seleccionado el cliente, el sistema carga automáticamente su razón social, condición de IVA, lista de precios habitual y condición de venta predeterminada.
- También puede escribir directamente el nombre en el campo Razón Social para buscarlo.
- Si el cliente no existe, presione + para agregar uno nuevo sin salir de la factura.
- Si el cliente tiene saldo vencido o superó su límite de crédito, el sistema lo avisará en este momento.
Tipo de comprobante (letra A, B, C, etc.)
El sistema determina automáticamente la letra del comprobante según la condición de IVA del cliente y la categoría impositiva de su empresa. No necesita indicarlo manualmente.
Condición de venta
Seleccione la forma en que el cliente pagará esta venta: Contado, Cuenta Corriente, Tarjeta, Pagaré, u otras opciones configuradas. El sistema pre-carga la condición habitual del cliente, pero puede modificarla para esta operación en particular.
Lista de precios
Indica qué lista de precios se usará para traer los precios de los artículos. Se carga automáticamente desde la ficha del cliente. Si corresponde usar una lista distinta para esta operación, modifíquela antes de comenzar a cargar artículos.
Depósito
Indica el almacén o depósito desde el que se entregará la mercadería. El stock se descuenta de ese depósito al confirmar. Si su empresa tiene un único depósito, este campo se completa automáticamente.
Vendedor (si aplica)
Si su empresa gestiona vendedores, seleccione el vendedor que realiza la venta. Si tiene un vendedor asignado por defecto, se pre-completa automáticamente.
Fecha y número
La fecha se completa con la fecha del día y puede modificarse si tiene los permisos correspondientes. El número de factura es asignado automáticamente por el sistema al confirmar; no es necesario ingresarlo.
Una vez completo el encabezado, el cursor se posiciona automáticamente en el campo Cantidad para que pueda comenzar a cargar artículos de forma inmediata.
Cargar los artículos o servicios
Cada artículo o servicio que forma parte de la venta se ingresa como un renglón independiente. El proceso se repite tantas veces como ítems tenga la factura.
Paso 1 — Ingrese la cantidad
Escriba la cantidad a facturar y presione Enter. Si vende de a una unidad, escriba 1.
Paso 2 — Ingrese el artículo o servicio
Escriba el código del producto o servicio si lo conoce y presione Enter. El sistema completa automáticamente la descripción y el precio según la lista del encabezado.
- Si usa lector de código de barras, escanee el producto directamente en este campo.
- Si no recuerda el código, presione + para abrir la lista de precios completa con buscador, donde puede buscar por código o por cualquier parte de la descripción, ver el precio, el stock disponible y seleccionar el artículo con doble clic o Enter. Desde esa misma lista también puede actualizar precios o agregar artículos nuevos.
Conceptos de descripción libre
Para facturar un concepto que no existe como artículo en el sistema (por ejemplo: un servicio especial, un flete, una hora de trabajo), deje vacío el campo de código e ingrese directamente la descripción que desee en el campo de Descripción. Luego indique el precio manualmente. El renglón no descuenta stock.
Modificar la descripción sobre la marcha
Tanto si seleccionó un artículo del sistema como si ingresó un concepto libre, puede editar el texto del campo Descripción antes de confirmar el renglón. El cambio aplica únicamente a este renglón de esta factura; la descripción original del artículo en el catálogo no se modifica.
Modificar el precio de venta
El precio se trae automáticamente desde la lista, pero puede modificarse directamente en el campo Precio unitario. Esta posibilidad depende de los permisos del usuario: si su clave no autoriza la modificación de precios, el sistema solicitará confirmación o impedirá el cambio según la configuración de su empresa.
- Estando en el campo de precio, puede presionar + para consultar el historial de ventas de ese artículo a este mismo cliente y tomar como referencia el precio de operaciones anteriores.
Paso 3 — Aplique descuento individual si corresponde
Si necesita aplicar una bonificación sobre este renglón, indique el porcentaje en el campo Bonificación %. Use un número negativo para descuento (por ejemplo: -10 para 10% de descuento) y positivo para recargo. El total del renglón se recalcula al instante.
Paso 4 — Confirme el renglón con Enter
Presione Enter estando en el campo de precio unitario para confirmar el ítem. El artículo queda incorporado a la grilla y el cursor vuelve al campo de cantidad para ingresar el siguiente.
Editar o eliminar renglones ya ingresados
- Editar un renglón: haga clic sobre él en la grilla y presione Insert. Los datos vuelven a los campos de ingreso para que los modifique.
- Eliminar un renglón: haga clic sobre él y presione Supr (o Delete). El sistema pide confirmación antes de borrarlo.
Bonificación o recargo general sobre el total
Una vez cargados todos los artículos, puede aplicar un descuento o recargo global a toda la factura en el campo Bonif. / Recargo % que se encuentra en la parte inferior de la pantalla. Los valores negativos descuentan y los positivos recargan.
Si un artículo no tiene stock suficiente en el depósito seleccionado, el sistema lo advertirá con un mensaje. Según la configuración de su empresa, podrá continuar igualmente o deberá ajustar la cantidad ingresada.
Facturar a partir de otro comprobante
En el encabezado puede indicar desde qué comprobante previo se genera esta factura, lo que permite copiar los ítems automáticamente sin volver a cargarlos:
- Desde Remito: importa los artículos de un remito pendiente de facturación.
- Desde Presupuesto: convierte un presupuesto aprobado en factura definitiva.
- Desde Orden de compra del cliente: factura los artículos pendientes de una orden de compra.
- Desde Factura: útil al emitir notas de crédito, copia los ítems de la factura original.
Facturar en dólares u otras monedas
Si su empresa opera con múltiples monedas, puede emitir facturas en dólares u otras divisas activando el campo correspondiente en el encabezado de la factura. Esta función debe estar habilitada en la configuración del sistema.
Seleccionar la moneda en el encabezado
En el encabezado de la factura, el campo Moneda permite elegir entre Pesos y Dólares (u otras divisas configuradas). Al seleccionar una moneda extranjera, el sistema solicita o muestra la cotización del día.
Cotización del dólar
La cotización puede estar predefinida por el administrador del sistema o puede actualizarse en el momento haciendo doble clic sobre el campo que la muestra en el encabezado. Los precios de los artículos se convierten automáticamente según esa cotización.
Artículos dolarizados
Si un artículo tiene su precio cargado en dólares en la lista de precios, el sistema lo convierte automáticamente a pesos al precio de la cotización indicada, o lo mantiene en dólares según el tipo de comprobante que se esté emitiendo.
El comprobante refleja la moneda seleccionada
Al imprimir o enviar por e-mail, la factura indica la moneda utilizada y la cotización aplicada, lo que permite al cliente verificar los importes con total transparencia.
La facturación en moneda extranjera es compatible con factura electrónica de AFIP. El sistema informa a AFIP tanto el importe en la moneda original como la cotización utilizada, cumpliendo con los requisitos de la normativa vigente.
Formas de pago — Condición de venta
La condición de venta seleccionada determina cómo se registra el cobro y qué acciones realiza el sistema al confirmar la factura. A continuación se describe el comportamiento de cada opción disponible.
- Al confirmar la factura, el sistema muestra una ventana para ingresar el importe recibido y calcular el vuelto automáticamente.
- El movimiento queda registrado en la caja del día.
- Si el equipo tiene cajón de dinero, puede abrirse automáticamente al confirmar.
- La factura queda saldada en su totalidad.
- La factura queda registrada con saldo pendiente a nombre del cliente.
- No se registra cobro inmediato.
- Al imprimir, el sistema puede ofrecer emitir el recibo de cobro en ese mismo momento.
- El saldo puede cobrarse en cualquier momento posterior desde el módulo de Recibos.
- Al confirmar, se abre una ventana donde se ingresan los datos del pago: tipo de tarjeta, cantidad de cuotas, número de lote y cupón del posnet.
- La factura queda saldada una vez completados los datos de la tarjeta.
- Las condiciones que comienzan con "TARJETA…" activan automáticamente esta ventana.
- Si el módulo de pagarés está habilitado, al confirmar se abre una ventana con los datos del pagaré ya cargados.
- Las cuotas y sus vencimientos se calculan automáticamente según la cantidad indicada en la condición (ej.: "Pagaré 3 cuotas").
- La factura queda saldada al emitir el pagaré.
Si la condición de venta que necesita no aparece en la lista, puede presionar + dentro de ese campo para agregar una nueva condición sin salir de la factura.
Confirmar y grabar la factura
Una vez cargados todos los artículos y revisados los totales, presione el botón Aceptar o la tecla F12 para emitir la factura.
El sistema verifica la información
Antes de grabar, el sistema comprueba automáticamente que los datos estén completos: que haya un cliente seleccionado, al menos un artículo cargado, una condición de venta indicada y que el total sea mayor a cero. Si algo falta, avisa con un mensaje claro.
Obtención del CAE (si emite factura electrónica)
Si su empresa opera con factura electrónica de AFIP, el sistema se comunica con AFIP automáticamente para obtener el Código de Autorización Electrónica (CAE). Este proceso demora algunos segundos. Si hubiera un error de conexión, el sistema informará el motivo con detalle.
Pantalla de cobro según la condición de venta
Dependiendo de la forma de pago elegida, el sistema puede mostrar en este momento la ventana de vuelto (contado), la ventana de datos de tarjeta, o la pantalla de pagaré, antes de finalizar el grabado.
Consulta de remito automático (si aplica)
Si la empresa tiene configurada la generación de remitos junto con las facturas, el sistema preguntará en este momento si desea generar el remito de entrega. Consulte la sección Remito automático para más detalle.
La factura queda grabada — regreso al listado
Al finalizar, el sistema vuelve automáticamente a la pantalla de listado de facturas. La factura recién emitida aparece en la lista y desde allí puede imprimirla, enviarla por correo o registrar su cobro.
Imprimir la factura
Para imprimir, seleccione la factura en el listado y presione el botón Imprimir o la tecla F8. El comportamiento varía según el método de impresión configurado en su empresa.
Al confirmar la factura
Si la empresa tiene activa la impresión automática, la factura se imprime en el mismo momento en que se confirma, sin necesidad de volver al listado y presionar el botón de imprimir.
Ticket con valor legal
Si su empresa usa impresora fiscal, al imprimir el comprobante se envía a dicha impresora y se emite el talonario oficial. Una vez enviado a la fiscal, no puede reimprimir allí; sólo puede sacar una copia informativa en otra impresora.
Laser, chorro de tinta o impresora de tickets
Las facturas electrónicas (con CAE de AFIP) pueden imprimirse en impresoras láser o de chorro de tinta en papel tamaño A4, o en impresoras comanderas térmicas de ticket. En todos los casos el comprobante incluye el código QR oficial y el número de CAE con su fecha de vencimiento, tal como lo exige AFIP. Puede reimprimir cuantas veces sea necesario.
Ticket de canje / regalo
Si la opción está habilitada, al imprimir una factura el sistema puede ofrecer adicionalmente un ticket de canje o regalo para el cliente, que lista los artículos sin incluir precios.
Enviar la factura por e-mail
Seleccione la factura en el listado y presione el botón Enviar por @mail o la tecla F11.
Se abre la ventana de envío de correo
El sistema pre-completa la dirección de e-mail con la registrada en la ficha del cliente. Puede modificarla o agregar más destinatarios antes de enviar.
Formato del comprobante adjunto
Si su empresa emite facturas electrónicas (con CAE de AFIP), el comprobante se adjunta en formato PDF con el código QR de validación oficial que la normativa exige. Para facturas no electrónicas, se genera e imprime el comprobante con el diseño configurado.
Confirme el envío
El sistema utiliza la cuenta de correo configurada en la empresa para despachar el mensaje. El cliente recibe el comprobante directamente en su casilla.
Si el comprobante fue emitido en impresora fiscal y no puede adjuntarse el original, el sistema lo avisará y le preguntará si desea enviar de todas formas una copia sin valor fiscal.
Cobrar una factura en cuenta corriente
Las facturas emitidas en cuenta corriente quedan con saldo pendiente hasta que se registra el cobro. El sistema ofrece dos momentos para hacerlo.
Opción 1 — Cobro inmediato al imprimir
Si la empresa tiene habilitada esta opción, una vez impresa la factura el sistema pregunta automáticamente: "¿Desea asentar la cobranza del comprobante?". Si responde Sí, se abre la pantalla de recibo con el cliente y el importe ya cargados, lista para registrar el medio de pago y confirmar.
Opción 2 — Cobro posterior desde el módulo de Recibos
En cualquier momento puede ingresar al módulo de Recibos de Cobro, buscar la factura pendiente del cliente y registrar el cobro total o parcial. El saldo de la factura se actualiza automáticamente.
Remito de entrega automático
El sistema puede generar automáticamente un remito de entrega en el mismo momento en que se confirma la factura, sin necesidad de ingresar por separado al módulo de remitos.
¿Cuándo está disponible esta función?
La generación automática de remito debe estar habilitada en la configuración de la empresa. Si está activa, el sistema consultará al operador cada vez que se grabe una factura nueva.
El sistema pregunta al confirmar la factura
Antes de finalizar, el sistema muestra la pregunta: "¿Desea generar el remito de esta factura?". Si responde Sí, el remito se crea automáticamente.
El remito se genera con los mismos artículos
El remito creado contiene exactamente los mismos ítems, cliente, fecha y depósito que la factura. No hay que volver a cargar nada.
Impresión del remito al regresar al listado
Al volver a la pantalla de listado, el sistema ofrece imprimir el remito recién generado. Si la empresa tiene configurada la impresión automática de remitos, se imprimirá directamente sin preguntar.
El remito queda vinculado a la factura
Ambos comprobantes quedan relacionados en el sistema. Puede consultarlos de forma independiente en los módulos de Facturas y de Remitos.
El número de remito generado automáticamente es independiente al número de factura. El sistema asigna el siguiente número disponible en la serie de remitos.
Notas de crédito y notas de débito
Las notas de crédito y débito son comprobantes que modifican el saldo o importe de una factura ya emitida.
Nota de Crédito
Se emite cuando el cliente devuelve mercadería, cuando se cobró de más, o cuando se otorga un descuento posterior a la facturación. Reduce la deuda del cliente o genera un saldo a su favor.
Nota de Débito
Se emite para agregar un cargo no incluido en la factura original, como intereses por pago fuera de término, diferencias de precio, fletes u otros conceptos.
Seleccione el tipo de comprobante
Al presionar el botón Nota Crédito / Déb., el sistema le pregunta si desea emitir una Nota de Crédito o una Nota de Débito.
Vincule con la factura original (recomendado)
En el campo "Desde comprobante — Factura" del encabezado puede indicar la factura de origen. Si lo hace, el sistema puede copiar automáticamente los artículos de esa factura y, al confirmar, actualizará el saldo de la factura original.
Complete los ítems y confirme
El proceso de carga y confirmación es idéntico al de una factura. Al grabar, si estaba vinculada a una factura el saldo de ésta se actualiza automáticamente.
Las notas de crédito y débito requieren permisos específicos de usuario. Si el botón aparece deshabilitado o en gris, consulte con el administrador del sistema para verificar sus permisos de acceso.
Referencia rápida de atajos de teclado
| Tecla | Acción | Dónde usarla |
|---|---|---|
| F5 | Iniciar una nueva factura | Pantalla de listado de facturas |
| F8 | Imprimir el comprobante seleccionado | Pantalla de listado de facturas |
| F10 | Ver el comprobante seleccionado (solo consulta) | Pantalla de listado de facturas |
| F11 | Enviar el comprobante por e-mail | Pantalla de listado de facturas |
| F12 | Confirmar / grabar la factura en curso | Pantalla de carga de factura |
| + (más) | Abrir buscador de clientes, artículos o condiciones de venta | Pantalla de carga de factura |
| Insert | Editar el renglón seleccionado en la grilla | Pantalla de carga de factura |
| Supr / Delete | Eliminar el renglón seleccionado en la grilla | Pantalla de carga de factura |
| Escape | Cancelar el ingreso del comprobante en curso | Pantalla de carga de factura |
| F9 | Abrir el cajón de dinero (si está habilitado en su equipo) | Pantalla de listado de facturas |